为中小企业提供远程办公服务

对于大多数公司来说，有很大一部分员工在家远程办公，可能会带来后勤方面的挑战。

然而，有一系列在线工具，旨在帮助企业在任何有互联网接入的地方运营;其中许多网站对基本服务或少数用户是免费的;其中许多可以跨多种设备使用。

您可能会发现，您将永久地使用这些工具。这些应用的开发者已经明确指出中小企业是一个重要的市场，因此定价模式既简单又具有成本效益，通常按每个用户按月付费，许多应用提供“基本”、“高级”和“企业”等定价方案。

通过阅读审查和与您的团队讨论来选择合适的包裹

由于许多额外的工具对于一家小公司而言，请注意不要被众多价格齐全的服务。从基本或免费包装开始并测试。

应用程序通常很容易安装和部署。推出用于涉及专门的IT团队的新系统，但现在该应用程序已经设计了这一点。通常，这只是在线注册然后添加用户的问题。

每个用户都会收到加入邀请，然后可以通过浏览器或下载应用程序访问该服务。花点时间比较可用的应用程序是值得的。有几个评论网站会比较不同的产品，列出不同之处并给出最佳的评价。

花些时间考虑如何使用这个应用程序，并与你的团队进行讨论。让整个业务在云中平稳运行需要花费一些时间，但并不需要太昂贵。

你需要几个应用程序来完成几个任务，所以从一个你觉得最重要的任务开始，并把它放在首位。这可以是视频通话，电话系统，文件存储，会计等。

视频通话和虚拟网站访问

能够与您的内部团队进行沟通至关重要，以保持生产力和士气高。如果与团队领导人或公司所有者只通过电子邮件，则远程员工将断开连接是非常容易的。

与你的员工进行经常性的视觉或口头接触应该被列为优先事项;这对传播信息很重要，但对团队的心理健康也很重要。

像建筑业大多数专业人士一样，我们正在常规设计团队会议，通常在建筑师办公室，并进行现场访问。我们已采取远程执行内部和外部会议，但最大的变化是使用在线会议应用程序进行虚拟站点访问。

这效果非常好;我们能够同时讨论具有最终客户，设计师和承包商的项目，而他们在网站周围散步，展示了我们的兴趣或关注的领域。我们还能够分享我们的屏幕来显示图纸并为讨论制作实时草图。

典型的应用程序包括团队，Skype，Zoom，WhatsApp甚至FaceTime。还有Messaging的应用程序，包括团队，松弛和WhatsApp，可以配置为为组讨论，文件共享等创建团队。

我们已经将所有内部对话从电子邮件转移到消息传递，并将Outlook只用于外部电子邮件——这减少了收件箱的混乱!

文件存储

能够访问您的所有项目数据对于确保所有团队与图纸，计算，报告等最新是必不可少的。基于云的存储系统允许上传文件以供团队访问的文件。

如果你想限制访问，许多应用程序都有相应的审批系统。微软使用Sharepoint和类似的工具可以在谷歌，Dropbox, Box, Wetransfer等。

Sharepoint允许多个用户同时打开和编辑文件。注意备份和回滚特性，以防止意外删除或损坏文件。

会计

多年来，我用Excel表格处理所有的公司账目。这是非常耗时的!然而，基于云计算的会计软件的兴起已经完全改变了小公司运行账目的方式。

典型的服务包括Zoho、Xero、Quickbooks和Sage。还有一些公司为小公司提供免费服务。

对于短期内转换到一个新的系统可能不是理想的，然而，有其他的应用程序可以帮助监控成本;Clockify是一个非常简单的时间记录应用程序，员工可以记录在项目上花费的时间，以确保良好的生产力。这个应用程序可以提供每周或每月的报告，让团队领导检查花费的时间，这可以与费用相关。

会计是最难更换的部门。这对经营企业至关重要，因此我们将新的在线系统与旧的基于Excel的系统并行运行了几个月，以确保它运行良好。

我们还让我们的会计参与了这个过程，以确保没有任何遗漏。

电话系统

在困难时期，确保客户能够简单快速地接触到你的业务是很重要的。在线电话系统最近产生了很大的影响，它不再依赖固定电话号码的固定位置。

我们使用通过应用程序而不是桌面电话运行的软电话系统。我们的办公室号码调用应用程序可以在几个设备上从任何位置回答。

这意味着我们所有的员工都能够接听来电，并可以在点击按钮时转移电话。这甚至允许员工在应用程序上设置工作时间，这样他们不工作时就不会被调用——这对于那些由于照顾孩子而在混合时间工作的人来说非常有用。

如果你需要简单的解决方案，不要认为你需要签署昂贵的软件包。许多在线应用程序提供免费服务或试用期;有些基于每个用户的月费率，定价非常简单，无需任何IT经验即可部署。

从这些应用中找出你的需求，做一些研究并阅读评论。一旦你开始使用这些工具，它就开启了一种全新的工作方式，许多应用程序可以跨应用程序和平台集成——例如，你可以在Outlook中直接安排Zoom会议，它会邀请与会者并将会议添加到你的日历中。

涉及您的员工或团队。允许它们测试不同的应用并提供反馈。这将是整个公司的测试时间，并且可以与团队一起参与的越多，将更容易的采用。

数据保护

最后，一句话或警告;添加这些应用程序可能会带来安全、隐私和数据保护问题。考虑数据备份和灾难保护。

确保您的内部流程到位以防止不必要的访问数据，并不认为这些应用程序具有强大的安全性和隐私政策 - 检查！